Als je naar het buitenland gaat heb je meestal ‘inreisdocumenten' nodig om het land te betreden en ‘verblijfsdocumenten’ om er gedurende een bepaalde tijd en met een bepaalde reden wettelijk te mogen verblijven.  Daarom is het belangrijk na te denken over hoe lang je naar het buitenland gaat (minder of meer dan drie maanden) en wat je er gaat doen: studeren, werken,… In de meeste gevallen zal je voor de nodige documenten moeten langsgaan bij:

• je gemeente (dienst bevolking) 
• de ambassade of het consulaat van het land waar je naartoe gaat. De meeste zijn in Brussel of omgeving gevestigd. Adresgegevens vind je op www.diplomatie.belgium.be

BINNEN DE EER (Algemeen)

1. Voor een verblijf tot drie maanden binnen de EER (en Zwitserland) heb je geen specifieke reis- of verblijfsdocumenten nodig. Je identiteitskaart volstaat. Je moet geen verblijfsvergunning of –kaart hebben, tenzij je er gaat werken (zie 2.).

 

2. Voor een verblijf van meer dan drie maanden of als je, zowel voor een periode van minder dan als meer dan drie maanden, gaat werken (of met een Belgische uitkering werk gaat zoeken), moet je nog steeds bijkomende een ‘verblijfskaart’ of -vergunning aanvragen. Dit is voor EER-onderdanen eigenlijk maar een formaliteit. Het komt er op neer dat je je na aankomst (binnen de 8 dagen) laat registreren bij de plaatselijke overheid: de gemeente, plaatselijke politie. Men zal je daarbij de volgende documenten vragen:

• Je identiteitskaart of paspoort
• Je verzekeringsdocumenten (je Europese ziekteverzekeringskaart en/of bijkomende verzekering van het ziekenfonds of private instelling)
• Documenten ivm je reden van verblijf: schoolinschrijving, attest van uitwisselingsprogramma, werkcontract, e.d.
• Uitzonderlijk vraagt men ook een ‘solvabiliteitsbewijs’: een uittreksel van je bankrekening of ander bewijs van je bank dat aantoont dat je over voldoende middelen beschikt voor je verblijf

Noot: Als Belg heb je geen werkvergunning nodig om binnen de landen van de EER te werken. Enige uitzondering hierop is Malta dat het systeem van werkvergunningen handhaaft. 

 

BUITEN DE EER (algemeen)

Buiten de EER heeft ieder land uiteenlopende inreis- en verblijfsregelingen. Veelal heb je een bepaald visum en/of verblijfsvergunning nodig, naar gelang de aard en duur van je verblijf. Hiervoor moet je vooraf in België naar de ambassade of het consulaat van het land waar je naar toe gaat. Informeer je tijdig, eventueel eerst via de website of telefoon, want het is mogelijk dat je nog heel wat bijkomende documenten in orde moet brengen vooraleer je de juiste visa en verblijfsvergunningen te pakken krijgt (zie lijst hieronder).

Let er op dat je meestal niet een land kan bezoeken met een toeristenvisum en er dan met een ander doel verblijven (bv. als student) zonder éérst terug te keren naar je land van verblijf en een nieuw visum aan te vragen. (En het is over het algemeen ook niet mogelijk om iemand thuis te vragen om een toeristenvisum voor jou te verkrijgen terwijl jij in het buitenland verblijft).

 

Via de website van de dienst Buitenlandse zaken, www.diplomatie.belgium.be (Reisdocumenten voor Belgen), kan je de websites van de officiële diensten van elk land checken en zo wat meer voorbereid naar de ambassade stappen. Ook op de website van Wegwijzer vzw vind je via de landendossiers per land heel wat interessante info terug.

 

Lijst documenten

 

1. De identiteitskaart
Je identiteitsbewijs, dat je in België steeds bij je moet hebben, kan als geldig verblijfsdocument volstaan, bv. voor een verblijf van max. 3 maanden binnen de andere EER-landen.

 

2. Het Internationaal paspoort
Buiten de EER heb je meestal een geldig ‘internationaal paspoort’ nodig. Dit paspoort is 5 jaar geldig. Let er wel op dat het paspoort in vele landen nog een aantal maanden tot een jaar lànger geldig moet zijn dan de verblijfstermijn die je in dat land plant. Je vraagt het paspoort aan bij de bevolkingsdienst van je stad of gemeente. Mee te brengen:

• 2 recente pasfoto’s + je identiteitskaart
• Extra voor minderjarigen: trouwboekje van je ouders of een afschrift van je geboorteakte + schriftelijke machtiging van vader, moeder of voogd

Vraag je paspoort tijdig aan. Tussen je aanvraag en afgifte van je paspoort zitten minimum 5 werkdagen, tenzij je een spoedprocedure aanvraagt die een pak duurder is.

 

Prijzen (2010):	Meerderjarigen	Minderjarigen
Binnen de 5 werkdagen	71 euro + gemeentetaksen	41 euro + gemeentetaksen
Binnen de 24 uur, spoedprocedure	240 euro + gemeentetaksen	210 euro + gemeentetaksen

Een geldig internationaal paspoort is niet altijd voldoende om een land binnen te komen. Voor een aantal landen heb je toestemming nodig van haar ambassade of consulaat. Dit komt er op neer dat je in je internationaal paspoort een visumstempel gedrukt krijgt. Naargelang de aard van je verblijf (toerist, student, zakenreis, werkbezoek…) zijn er verschillende vormen van visa, elk met een specifieke procedure. Informeer je tijdig bij de ambassade over het soort visum dat je nodig hebt en de duur van de procedure.

 

Noot: In bepaalde landen heb je als toerist geen visum nodig maar wel een ‘toeristenkaart’. Die kan je vooraf aankopen bij de ambassade, maar evengoed bij aankomst op de luchthaven of aan de grensovergang. Let wel: wie gaat studeren, stage lopen, werken,… verblijft niet als toerist! in een land. In dat geval ga je toch vooraf naar de ambassade of consulaat van dat land om je over de nodige documenten te informeren.

 

4. Een verblijfsvergunning (of –visum)

Als je voor een langere periode en voor niet-toeristische redenen naar het buitenland gaat, heb je vaak een verblijfsvergunning nodig om gedurende een bepaalde tijd wettelijk in het land te mogen verblijven. Informeer je vooraf bij de ambassade of het consulaat van het land naar de benodigde voorwaarden en documenten die nodig zijn om zo’n verblijfsvergunning te krijgen.

 

5. Mogelijke andere documenten:

• Zeker voor een langdurig verblijf in het buitenland is het verplicht om goed verzekerd te zijn. In sommige landen moet je de verzekeringsdocumenten van je ziekenfonds of (aanvullende) private verzekering ook kunnen tonen als je je laat registreren bij de politie of gemeentedienst of vooraf zelfs bij de ambassade (om je reisdocumenten te bekomen). Het kan raadzaam zijn om Engelstalige versies van je verzekeringspapieren bij je te hebben.
• Soms heb je ook een solvabiliteitsbewijs nodig: een bewijs van je saldo van je Belgische bankrekening … Dit om aan te geven dat je over voldoende financiële middelen bezit voor je verblijf ter plaatse. Als je op zeker wil spelen laat je een document opstellen door de directeur van je bank.
• In enkele landen kom je er niet in zonder een soort ‘uitnodigingsbrief’.  Er zijn verschillende vormen, maar meestal gaat het om een soort garantieverklaring van een sponsor of uitnodigende partij (organisatie, personen,…) die verklaart garant/verantwoordelijk te zijn voor alle kosten en  handelingen (doen en laten) tijdens het verblijf van de aanvrager. Meestal heeft de ambassade voorbeeldbrieven, die je kan opvragen (of via de website uitprinten).
• Voor sommige landen in Latijns-Amerika en Azië moet je een medische test afleggen voor HIV of tuberculose. Voor verschillende landen heb je een vaccinatiekaart nodig met bewijsstempels van inentingen tegen bepaalde ziektes zoals: dysenterie, tetanus en polio, Hepatitis A en B. 
• Andere documenten die - naar gelang de aard van je verblijf – gevraagd kunnen worden zijn: bewijs van schoolinschrijving, contract van een werkgever, een bewijs ‘van goed gedrag en zeden’, etc. Daarom is het belangrijk bij de ambassade de exacte reden van je verblijf goed te vermelden.

Beëdigde vertaling van documenten
Sommige officiële documenten die enkel in het Nederlands beschikbaar zijn, moeten vertaald worden in een door het land van bestemming erkende taal. Meestal gaat het om officiële documenten, zoals bv. een ‘bewijs van goed gedrag en zeden’. Deze kunnen enkel vertaald worden door beëdigd vertalers. Deze vertalers zijn in België verbonden aan de rechtbank van eerste aanleg. Contactgegevens kan je via deze rechtbanken opvragen. Hou er rekening mee dat je een beëdigde vertaling nadien soms nog moet laten legaliseren.

 

Legaliseren van documenten

Bij een legalisatie bevestigt een bevoegde ambtenaar de echtheid van de handtekening onder een document. Legaliseren is dus niet hetzelfde als legitimeren of wettigen. Concreet wordt hiermee bedoeld dat je de documenten eerst op een lager niveau laat legaliseren (bv. door de gemeente) waarna ze door een hogere overheid opnieuw worden gelegaliseerd (bvb FOD Buitenlandse Zaken). Andere documenten, bijvoorbeeld opgesteld door een beëdigd vertaler, kunnen een ander proces doormaken. Zulke vertaalde documenten dienen vooraf gelegaliseerd te worden door de voorzitter van de rechtbank waaraan de vertaler verbonden is. Vervolgens gaan deze papieren voor legalisatie naar FOD Justitie en ten slotte FOD Buitenlandse Zaken.

 

Voor meer inormatie kan je terecht bij:

Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken (Karmelietenstraat 27, 1000 Brussel, tel. 02/501.89.00 legalisatie.bz@diplobel.fed.be)

Federale Overheidsdienst Justitie (Waterloolaan 115, 1000 Brussel, tel: 02/542.69.16)

 

Het kan zijn dat je een gelegaliseerd document daarna ook nog eens moet legaliseren bij de ambassade van het land van bestemming. Informeer je hierover bij de ambassade.

 

Specifieke paperassen voor opleidingen (en stages)

1. Gelijkwaardigheid van diploma’s
Zeker als je op eigen houtje (buiten een bepaald uitwisselingsprogramma om) in een ander land gaat studeren, kan het belangrijk zijn te weten welke waarde jouw studies en of diploma’s ginds hebben en omgekeerd. Voor studies binnen de EER kan je daarvoor terecht bij het NARIC netwerk. Voor studies buiten de EER is er het ENIC netwerk (of je buitenlandse onderwijsinstelling zelf als het land in kwestie niet bij het ENIC-netwerk aangesloten is).

• Wil je met je Vlaams diploma van secundair onderwijs toegang tot het hoger onderwijs in een ander EER land, dan raadpleeg je best de NARIC/ ENIC van dat land voor de exacte procedure. Je vindt de contactadressen op de volgende website: http://www.enic-naric.net
• Heb je in het buitenland een diploma in het secundair onderwijs behaald, en wil je dit laten gelijkstellen met de waarde van een Vlaams diploma, dan neem je contact op met de dienst NARIC Vlaanderen. Meer info vind je op: http://www.ond.vlaanderen.be/NARIC.

2. Toelatingsprocedure
Hou er rekening mee dat je je niet altijd niet zomaar kan inschrijven bij een buitenlandse school of onderwijsinstelling. Je zal vaak een toelatingsprocedure moeten doorlopen die enkele maanden in beslag kan nemen. Wil je zeker spelen, start dan een jaar op voorhand. Voor Groot-Brittannië bv., is dat zeker geen luxe. Ook sommige toelatingstests moeten een jaar op voorhand afgelegd worden.

• Als toelatingsaanvraag schrijf je best een brief (met je CV) naar de school of instelling in kwestie om informatie over het uitgekozen programma en een toelatingsformulier op te vragen. (Sommige landen hebben on-line standaard formulieren - zoals in de VS de 'Request for Application Material' - om de toelating bij hun universiteiten aan te vragen.)
• Daarop stuurt de buitenlandse instellingen je vervolgens een toelatingsformulier ('Application Form'). Je moet dit formulier ingevuld terugsturen en motiveren met o.a. studieresultaten, buitenschoolse engagementen, persoonlijkheid, enz. Je zult wellicht ook een aantal documenten bij je toelatingsformulier moeten voegen, zoals gelegaliseerde kopieën (en beëdigde vertalingen) van je diploma’s, overzicht van gevolgde vakken, referentiebrieven van lesgevers, scores van taal- en andere toelatingstests… Soms zul je dossierkosten moeten betalen. Alle nodige info en voorwaarden vraag je op bij de schoolinstelling in kwestie. 

Tip: neem altijd een kopie van je paspoort of andere officiële reis- en verblijfsdocumenten mee!