De Paperassengids voor al je buitenlandplannen
JE BENT HIER: Home > Paperassenthema's > Thema

Reis-en verblijfsdocumenten

Om een ander land binnen te mogen heb je meestal bepaalde reisdocumenten nodig. Ook als je tijdelijk wettelijk in een land wil verblijven moet je vaak over bepaalde verblijfsdocumenten beschikken. Omdat je deze documenten in vele gevallen vooraf moet aanvragen, is het belangrijk om voor je vertrek goed na te denken over je plannen:

  • Hoe lang wil je naar het buitenland?
    De grootste verschillen zijn er meestal tussen een verblijf van minder dan en die van meer dan 90 dagen of 3 maanden.
  • Wat wil je er precies doen?
    Ga je er bijvoorbeeld studeren of werken? En wil je naast die studies ook een centje bijverdienen? Afhankelijk van die plannen moet je meer of minder reis-en verblijfsdocumenten regelen.
  • Wil je naar een land binnen of buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?
    Vooral voor landen buiten de EER heb je vaak meer reis- en verblijfsdocumenten nodig. Je leest er hieronder meer over.

EEN VERBLIJF IN EEN LAND BINNEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE OF IN ZWITSERLAND

In de landen van de EER en Zwitserland geldt het vrij verkeer van personen. Dat brengt heel wat voordelen met zich mee. Zo heb je als EU-burger bijvoorbeeld het recht om te studeren in een ander land van de EER of in Zwitserland of er te werken zonder dat je een werkvergunning moet aanvragen.

Voor een verblijf tot drie maanden in een ander EER-land of Zwitserland heb je bovendien geen specifieke reis- of verblijfsdocumenten nodig. Je identiteitskaart volstaat. Enkel wanneer je in die periode wil werken moet je je aanmelden bij de plaatselijke bevolkingsdienst. Ook wanneer je van plan bent om langer dan 3 maanden in het land te verblijven, om welke reden ook (studies, stage, werk, vrijwilligerswerk), moet je jezelf aanmelden bij de plaatselijke bevolkingsdienst. Je doet dit binnen 8 dagen na je aankomst. Men zal je daarbij om de volgende documenten vragen:

  • identiteitskaart
  • ziekteverzekering (Europese ziekteverzekeringskaart en/of bijkomende verzekering van het ziekenfonds of private instelling)
  • documenten die de reden van je verblijf aantonen (bv. inschrijvingsbewijs van een school of universiteit of een werk- of stagecontract)
  • Uitzonderlijk vraagt men een ‘solvabiliteitsbewijs’, dit is een bewijs dat aantoont dat je over voldoende bestaansmiddelen beschikt om voor een lange periode in een ander land te studeren. (bv. uittreksel van je bankrekening)

Ben je jonger dan 18 dan moet je een schriftelijke toestemming van je ouders kunnen voorleggen wanneer je in het buitenland bent. Er bestaan geen Belgische of internationale formulieren die je daarvoor kan gebruiken. Toch kan je op de meeste bevolkingsdiensten van de gemeentes een formulier vragen dat je ouders hiervoor kunnen invullen.

Kan de bevolkingsdienst je niet helpen dan stellen je ouders zelf een document op dat ze ondertekenen. Dat document (of het nu een brief is die je ouders zelf schreven of een formulier dat je bij de gemeente kreeg) moet eerst door de gemeente gelegaliseerd worden. Daarna moet het ook door de dienst Buitenlandse Zaken gelegaliseerd worden door middel van een apostille.

EEN VERBLIJF IN EEN LAND BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE

Wie een tijdelijk verblijf in een land buiten Zwitserland of de EER plant, houdt er best rekening mee dat elk land buiten de EER zijn eigen inreis- en verblijfsregelingen heeft. Deze maken dat je niet zomaar in elk land kan gaan studeren, stage lopen, werken of vrijwilligerswerk doen.
Hieronder vind je een overzicht van de meest voorkomende documenten die landen als inreis- of verblijfsdocumenten kunnen vragen.

Ook hier geldt dat wie jonger is dan 18 een schriftelijke toestemming van de ouders moet kunnen voorleggen wanneer hij of zij in het buitenland is. Er bestaan geen Belgische of internationale formulieren die je daarvoor kan gebruiken. Toch kan je op de meeste bevolkingsdiensten van de gemeentes een formulier vragen dat je ouders hiervoor kunnen invullen. Kan de bevolkingsdienst je niet helpen dan stellen je ouders zelf een document op dat ze ondertekenen. Dat document (of het nu een brief is die je ouders zelf schreven of een formulier dat je bij de gemeente kreeg) moet eerst door de gemeente gelegaliseerd worden. Daarna moet het ook door de dienst Buitenlandse Zaken gelegaliseerd worden door middel van een apostille.

Voor sommige bestemmingen moet deze verklaring ook nog gelegaliseerd worden door de ambassade van het land van bestemming. Meer informatie daarover kan je vragen aan die ambassade. Contactgegevens van ambassades en consulaten vind je op www.diplomatie.belgium.be

1. Een paspoort

Om een land buiten de EER binnen te komen, heb je meestal een ‘internationaal paspoort’ nodig (ook wel ‘reispas’ genoemd). Je vraagt dit paspoort aan bij je gemeente. Hou er rekening mee dat dit niet gratis is. Je vraagt het ook best tijdig aan om de hoge kosten van een spoedprocedure te vermijden. De geldigheidsduur van een paspoort is 5 jaar. Op www.diplomatie.belgium.be zoek je op of je voor jouw plannen een internationaal paspoort nodig hebt.

Sommige landen vragen dat je internationaal paspoort nog een bepaalde periode geldig is na je terugkeerdatum. Ga op www.diplomatie.belgium.be na of dit voor jouw bestemming van toepassing is.

2. Een visum

Voor een verblijf buiten de EER heb je meestal een visum nodig. Een visum is een officiële toestemming om een land binnen te reizen en in dat land te verblijven. In tegenstelling tot een paspoort wordt een visum over het algemeen niet afgegeven door het thuisland van de reiziger maar door het land waar hij of zij wil inreizen. Visa worden vooral uitgegeven door landen waarvoor inreisbeperkingen gelden, hetzij op basis van herkomst, hetzij op basis van tijd.

De meeste landen hebben verschillende soorten visa bestemd voor verschillende soorten plannen. Zo zijn er bijvoorbeeld studentenvisa, visa voor wie stage wil lopen en werkvisa. Informeer je vooraf telefonisch of via de website van de ambassade of het consulaat van je land van bestemming welk visum jij precies moet aanvragen. Wees je er wel van bewust dat niet alle ambassades of consulaten de tijd hebben om individuele vragen te beantwoorden. Contactgegevens van ambassades en consulaten vind je op www.diplomatie.belgium.be

Hou er ook rekening mee dat je voor de aanvraag van je visum en/of verblijfsvergunning mogelijks bijkomende documenten moet voorleggen (bv. een inschrijvingsbewijs van een school of universiteit of een werkcontract). Weet ook dat niet iedere aanvraag automatisch aanvaard wordt. Eens je aanvraag ingediend kan het nog een hele tijd duren voor je je visum kan afhalen. Start dus tijdig met het verzamelen van alle nodige documenten.

Ga ook na of je voor je verplaatsing naar je bestemming een transitvisum nodig hebt. Dit kan het geval zijn wanneer je eerst door andere landen moet reizen vooraleer je je bestemming bereikt. Een transitvisum dient dus enkel voor een doorreis. Ze geeft je niet het recht om in dat land te verblijven.

bv.: Als je naar Latijns-Amerika reist en je maakt een overstap in de Verenigde Staten (VS) dan heb je een transitvisum nodig om de VS de overstap te kunnen maken.

Informeer je vooraf bij de ambassade of het consulaat van het land of de landen in kwestie of je zo’n visum nodig hebt. Contactgegevens van ambassades en consulaten vind je op www.diplomatie.belgium.be

3. Een verblijfsvergunning

Ga je voor een langere periode en om niet-toeristische redenen naar een land buiten de EER dan moet je mogelijks een verblijfsvergunning aanvragen. Informeer je vooraf bij de ambassade of het consulaat van het land naar de voorwaarden en documenten die nodig zijn om zo’n verblijfsvergunning te krijgen. Contactgegevens van ambassades en consulaten vind je op www.diplomatie.belgium.be

4. Een werkvergunning

Wil je werken in een land buiten de EER dan heb je in heel wat gevallen een werkvergunning nodig. Je houdt er best rekening mee dat zo’n vergunning niet altijd makkelijk verkrijgbaar is. Zo zijn er landen die per jaar maar een aantal vergunningen aan buitenlanders uitreiken of landen die enkel vergunningen geven aan mensen met een bepaald beroepsprofiel. Meer informatie over de voorwaarden vind je op de website van of vraag je telefonisch aan de ambassade of het consulaat van je land van bestemming. Contactgegevens van ambassades en consulaten vind je op www.diplomatie.belgium.be

5. Mogelijke andere documenten

  • Verzekeringsdocumenten

    Sommige landen buiten de EER vragen je om aan te tonen dat je voldoende verzekerd bent voor je verblijf in hun land. Hiervoor moet je bij je visumaanvraag verzekeringsdocumenten van je ziekenfonds en/of van een aanvullende private verzekering voorleggen. Handig is om meteen een Engelstalige versie van deze documenten aan je visumaanvraag toe te voegen. Vraag je ziekenfonds of verzekeraar of deze bestaan.

  • Solvabiliteitsbewijs

    Soms wil men nagaan of je over voldoende financiële middelen beschikt om gedurende een bepaalde periode in een land te verblijven. Men kan je hiervoor om een solvabiliteitsbewijs vragen. Dit bewijs kan bijvoorbeeld een document zijn dat het saldo van je Belgische bankrekening vermeldt. Moet je zo’n bewijs voorleggen vraag dan aan de directeur van je bank om dit voor jou op te stellen.

  • Uitnodigingsbrief

    In enkele landen kom je er niet in zonder een uitnodigingsbrief. Deze brieven bestaan in verschillende vormen. Meestal gaat het om een verklaring van een sponsor of uitnodigende partij (organisatie, personen,…) die verklaart garant te staan of verantwoordelijk te zijn voor alle kosten en handelingen die jij tijdens je verblijf zal maken of stellen. Je kan de ambassade of het consulaat om een voorbeeld van zo’n brief vragen.

  • Inentingsbewijs

    Voor sommige landen in Latijns-Amerika en Azië moet je een bewijs van inenting tegen bepaalde ziektes voorleggen. Meer informatie over de benodigde inentingen voor jouw bestemming lees je onder andere op de website van het Instituut voor Tropische Geneeskunde.

  • Documenten die de aard van je verblijf aantonen

    In vele gevallen moet je bij je visumaanvraag met een aantal documenten aantonen wat je precies in het buitenland wil doen. Er kan je dus gevraagd worden naar bv. een inschrijvingsbewijs van een school of universiteit, een stagecontract, een werkcontract, een bewijs van inschrijving bij de organisatie via dewelke je vrijwilligerswerk gaat doen,…

    Het is mogelijk dat men je om beëdigde vertalingen van deze documenten vraagt. Een beëdigde vertaling kan enkel gemaakt worden door een vertaler verbonden aan de Rechtbank van Eerste Aanleg. Contactgegevens van vertalers vraag je bij de rechtbank. Adressen van deze rechtbanken vind je op www.rechtbanken-tribunaux.be. De vertaling van je document zal eveneens beëdigd moeten worden. Meestal kan de vertaler je hierbij helpen. Meer info over het legaliseren van documenten vind je op www.diplomatie.belgium.be.